分類
按年度分類：將檔案按其形成的年度分開，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數(shù)檔案，能保持檔案在時間上的連續(xù)性。
按機構(gòu)分類：按照檔案形成的機構(gòu)或部門進行分類，便于查找和利用與特定機構(gòu)相關(guān)的檔案。
按問題分類：根據(jù)檔案所反映的主題或問題進行分類，能集中反映某一特定問題的相關(guān)檔案。
按保管期限分類：將檔案按規(guī)定的保管期限進行分類，如、長期、短期，以便于檔案的鑒定和銷毀。
實際操作中，通常采用復式分類法，如年度 - 機構(gòu)、年度 - 問題等組合方式。
檔案整理是一項細致且重要的工作，以下是一些注意事項：
保持檔案的原始狀態(tài)：在整理過程中，應盡可能保持檔案的原始形成狀態(tài)和歷史聯(lián)系，不隨意更改檔案的內(nèi)容和順序，確保檔案的真實性和完整性。
分類準確：依據(jù)預先制定的分類方案，按照檔案的形成規(guī)律、內(nèi)容特點和管理要求進行分類。分類時要嚴格遵循分類標準，避免出現(xiàn)分類錯誤或交叉混亂的情況，確保同一類別的檔案具有共同的屬性和特征。
編號規(guī)范：檔號的編制要遵循一定的規(guī)則和標準，具有性和穩(wěn)定性。編號應簡潔明了，易于識別和記憶，同時要確保編號在檔案管理系統(tǒng)中能夠準確對應相應的檔案實體，方便檔案的檢索和利用。
保護檔案實體：在整理過程中，要注意保護檔案的紙張、字跡、圖像等不受損壞。避免檔案受到潮濕、灰塵、蟲害、火災等自然因素的影響，同時要輕拿輕放，防止人為的撕裂、污損等情況發(fā)生。對于破損或老化的檔案，應及時進行修復和保護處理。
尊重檔案的機密性：對于涉及機密的檔案，要嚴格遵守保密制度，采取相應的保密措施。在整理過程中，確保檔案不被無關(guān)人員查閱或泄露，檔案的保管和利用也要按照保密規(guī)定進行操作。
數(shù)據(jù)錄入準確：將檔案信息錄入電子目錄或檔案管理系統(tǒng)時，要保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。仔細核對每一項信息，避免出現(xiàn)錄入錯誤或遺漏，確保電子目錄與檔案實體信息一致，以便于地檢索和管理檔案。
做好標識和標注：在檔案盒、文件夾及檔案本身等位置，要清晰、準確地標注檔號、題名、年度等關(guān)鍵信息。標注應使用規(guī)范的字體和顏色，確保字跡清晰、持久，便于快速查找和識別檔案。
定期復查：檔案整理完成后，應定期進行復查，檢查檔案的分類、編號、裝訂等是否符合要求，檔案實體是否有損壞或丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時進行調(diào)整和處理，以保證檔案整理工作的質(zhì)量和檔案的管理。
遵循相關(guān)標準和規(guī)范：檔案整理工作要遵循國家和行業(yè)相關(guān)的標準和規(guī)范，如《歸檔文件整理規(guī)則》《機關(guān)檔案工作條例》等。這些標準和規(guī)范對檔案整理的各個環(huán)節(jié)都做出了明確規(guī)定，是確保檔案整理工作規(guī)范化、標準化的重要依據(jù)。
建立索引和目錄：為了方便檔案的查詢和利用，應建立完善的索引和目錄體系。索引和目錄應詳細、準確地反映檔案的內(nèi)容和排列順序，能夠幫助使用者快速定位所需檔案。同時，要根據(jù)檔案的新增、變動情況及時更新索引和目錄。
考慮檔案形成背景和目的
了解形成主體：明確檔案是由哪個組織、部門或個人形成的，以及其主要職能和業(yè)務范圍。不同的形成主體會有不同的工作重點和主題傾向，這有助于確定檔案的主題和分類標準。例如，學校的檔案可能會圍繞教學、科研、學生管理等主題分類，而企業(yè)的檔案則會側(cè)重于生產(chǎn)、銷售、財務等方面。
分析形成目的：思考檔案形成的目的是什么，是為了記錄工作過程、總結(jié)經(jīng)驗教訓、提供決策依據(jù)，還是為了其他特定的用途。檔案的形成目的往往與主題密切相關(guān)，例如，為了總結(jié)項目經(jīng)驗而形成的檔案，可能會以項目名稱或類型作為主題分類的依據(jù)。
參考相關(guān)標準和規(guī)范
國家標準和行業(yè)標準：許多行業(yè)和領(lǐng)域都有關(guān)于檔案分類的國家標準或行業(yè)規(guī)范，這些標準提供了通用的分類框架和主題詞表，可以作為確定主題和分類標準的重要參考。例如，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《機關(guān)檔案工作條例》等對不同類型檔案的分類都有相應的規(guī)定。
專業(yè)分類體系：對于一些特定的專業(yè)領(lǐng)域，如醫(yī)學、法學、歷史學等，有專門的分類體系和主題詞表。在整理相關(guān)專業(yè)檔案時，可以借鑒這些專業(yè)分類體系，使檔案的分類更加科學、準確，便于專業(yè)人員的利用和研究。
