檔案的保管是一個重要過程，紙質檔案雖然容易損壞但也有它自身的應用價值，所以也一直被人們使用。但由于紙質檔案的特殊性，如果保管的方法不檔很容易使檔案文件受潮受損，而且對于保管也十分復雜，所以需要具有相關知識的人員專門對紙質檔案進行歸類和保管。

我們先來看看哪些因素會影響紙質檔案的存放，需要我們注意哪些事項。強光直身容易使紙變黃變硬甚至破碎，環(huán)境不通風會使空氣的潮濕度過大，容易使檔案受潮，這樣紙張上的文字就會模糊，甚至發(fā)霉。紙質檔案也不能保存在高濕的環(huán)境中，因為溫度過高會使紙中的分子活躍，使紙質檔案的壽命變短，而且溫度過高會對一些生物的繁衍提供環(huán)境，對檔案的造成威脅。

空氣中的灰塵也會對檔案紙造成破壞，灰法吸附到紙張上，時間長了文字的辨識度降低，如果空氣中存在腐蝕性的氣體時，還會對對紙張的保存造成威脅。

紙質檔案如何進行有效的保管方法：

1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風換氣，使檔案室保持干燥，并經常測量檔案室的溫度、濕度等。

2、避免光照對檔案的影響，不要將紙質檔案放在強光處，重要的檔案更要特別進行保管，應放在暗處通風的環(huán)境中，以免對檔案造成損壞。

3、檔案保管人員應定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進入檔案室內。定期對檔案進行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應及時處理。

紙質檔案的保管應認真做好，它是記錄某個人或事的一個過程，應采取相應的措施防止檔案被破壞或損失。對于紙質檔案的保管存放，可以使用檔案盒進行封裝，采用無酸紙制作，可以使檔案文件長期保存不發(fā)霉、不變質。

企業(yè)在選購檔案盒的時候都很關心塑料檔案盒和紙質檔案盒的區(qū)別，經常來電咨詢塑料檔案盒和紙質檔案盒哪種比較好？價格怎樣？今日文具這次來為大家解答一下塑料檔案盒和紙質檔案盒哪種比較好？

檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規(guī)格的也可訂做）單位名稱以及LOGO都需要特殊設計和制作。檔案盒應用，主要有以下七大類：文書檔案盒，科技檔案盒，人事檔案盒，會計檔案盒，照片檔案盒，光盤檔案盒，實物檔案盒。牛皮紙檔案盒是檔案裝訂管理中常用的檔案盒類型。

牛皮紙檔案盒分為：無酸紙檔案盒和進口紙檔案盒，無酸紙檔案盒是國家檔案局推廣使用的檔案盒類型，由于其不含酸性，對檔案有防蟲，防霉的特性，同時對檔案的長期保持是比較好的，常用的無酸紙檔案盒為680克制作的比較多；進口牛皮紙檔案盒，采用的是進口牛皮紙，由于進口紙采用的純木漿制作，進口紙檔案盒的紙質更加堅挺、而且有良好的韌性，同時對檔案保存也是比較好的。

有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人檔案。文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

檔案具有以下特點：檔案是社會活動的歷史記錄，它不是事后杜撰的。其次，檔案是由文件有條件地轉化而來的。辦理完畢的文件才能作為檔案保存，正在承辦中的文件不是檔案，檔案是經過人們鑒別篩選保留下來的具有一定查考和利用價值的文件材料。再次，檔案是具有內在聯(lián)系的文件體系，它并非雜亂無章的文件堆積，而是按照一定規(guī)律保存起來的文件材料。

現(xiàn)在辦公室里使用的塑料文件盒樣式多也美觀，但是由于檔案保存的特殊性，一般的文件盒并不能達到其要求。因為檔案的保存時間較長，并對儲存的環(huán)境有嚴格要求。我們一般使用的檔案盒用紙多采用國家檔案局規(guī)定使用的無酸檔案專用紙，制作出來的檔案盒結實耐用，不變形，不老化，還具有防蟲，防腐蝕，防潮等各種特點，從而使得檔案得到更長期的保存。