1.桌椅、（現(xiàn)代會議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)）、茶水

桌椅是基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即，讓與會人員方便就座。但是為了提高會議的檔次及滿足現(xiàn)代會議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進無紙化的進程，真正體現(xiàn)綠色會議，智能會議的需要。

會議上的茶水飲料準(zhǔn)備礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是能讓每個人都接受的選擇。

2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快地掌握各位參加會議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時就需要準(zhǔn)備一臺小型的影印機或打印機。

如果會議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點和優(yōu)點，那么給大家留下的印象就會深刻得多。

會標(biāo)一般指會議名稱和會議標(biāo)語橫幅。

為強化會議效果，許多會議將會標(biāo)美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準(zhǔn)備時間。但采用噴繪寫真畫面時，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議氛圍，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

混合型活動策劃

兼?zhèn)淞艘陨蟽蓚€類型的特點，既做營銷又搞傳播，屬于“魚和熊掌兼得”型，如2002廣東通信節(jié)、中國酒業(yè)財富論壇、世界華文廣告論壇、創(chuàng)意冷餐會等。這些活動往往以客戶下單參與定額廣告投放、讀者掏錢購買報紙(剪角)等為前提條件獲得參與活動的資格，而活動本身也將伴隨著聲勢浩大的品牌推廣行為。 在當(dāng)前媒介經(jīng)營市場競爭日益白熱化的形勢下，媒體將越來越多地扮演企業(yè)或準(zhǔn)企業(yè)角色，將越來越倚重營銷主導(dǎo)型和混合型活動策劃，這個領(lǐng)域也將成為國內(nèi)各大媒體未來的戰(zhàn)場。

成功的企業(yè)離不開公關(guān)活動。公關(guān)活動是產(chǎn)品市場營銷活動中的一項重要內(nèi)容 。公關(guān)活動可以提升企業(yè)形象，擴大企業(yè)知名度和產(chǎn)品知名度，促進產(chǎn)品銷售，擠兌競爭對手，提高產(chǎn)品市場占有率。

不同的市場時期，公關(guān)活動的目的和作用也不一樣。

市場啟動初期，公關(guān)活動的主要目的是縮短市場開發(fā)時間，盡快進入成長期。

市場成長期，公關(guān)活動主要是為了進一步促進產(chǎn)品銷售，對市場發(fā)展推波助瀾。

市場成熟期和衰退期，公關(guān)活動的主要目的是延長產(chǎn)品生命周期。