現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時(shí)需要立即把會議的結(jié)論或建議打印出來，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺小型的影印機(jī)或打印機(jī)。

如果會議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會深刻得多。

會標(biāo)一般指會議名稱和會議標(biāo)語橫幅。

為強(qiáng)化會議效果，許多會議將會標(biāo)美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫真畫面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會議氛圍，對與會者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

活動策劃具有大眾傳播性

一個(gè)好的活動策劃一定會注重受眾的參與性及互動性。有的活動策劃會把公益性也引入活動中來，這本身既與報(bào)紙媒體一貫的公信力相結(jié)合，又能夠激發(fā)品牌在群眾中的美譽(yù)度。甚至活動的本身就具有一定的新聞價(jià)值，能夠在時(shí)間傳播出去，引起公眾的注意。

活動策劃具有深層闡釋功能

廣告本身所具有的屬性，決定了它不可以采取陳述的方式來表現(xiàn);但是，通過活動策劃，可以用把客戶需要表達(dá)的東西說得明明白白。因此，活動策劃可以把企業(yè)要傳達(dá)的目標(biāo)信息傳播得更準(zhǔn)確、詳盡。

活動策劃具備公關(guān)職能

活動的策劃往往是圍繞一個(gè)主題展開的，這種主題大多是有關(guān)環(huán)保、節(jié)約能源等貼近百姓生活，能夠獲得廣大消費(fèi)者美譽(yù)度的：通過這些主題的開展，限度地樹立起品牌形象，從而使消費(fèi)者不單單從產(chǎn)品中獲得使用價(jià)值，更從中獲得精神層面的滿足與喜悅：廣告宣傳尤其是公益廣告的宣傳有時(shí)也能夠取得公關(guān)效應(yīng)，但遠(yuǎn)不能與活動策劃公關(guān)職能的實(shí)效性、立體性相比。

現(xiàn)場簽到處的設(shè)置

建議您不要忽視了開業(yè)慶典簽到處的設(shè)置，簽到處也是很講究的，比如，在大門口的地方設(shè)置簽到處要氛圍簽到臺，簽到背景板，禮儀歡迎儀式等等。為每一位來到現(xiàn)場參加公司開業(yè)慶典活動的朋友和嘉賓們做好簽到登記，并為他們頒發(fā)紀(jì)念品，無形中就提高了公司在每一位參與者心中的形象與地位。

成功的企業(yè)離不開公關(guān)活動。公關(guān)活動是產(chǎn)品市場營銷活動中的一項(xiàng)重要內(nèi)容 。公關(guān)活動可以提升企業(yè)形象，擴(kuò)大企業(yè)知名度和產(chǎn)品知名度，促進(jìn)產(chǎn)品銷售，擠兌競爭對手，提高產(chǎn)品市場占有率。

不同的市場時(shí)期，公關(guān)活動的目的和作用也不一樣。

市場啟動初期，公關(guān)活動的主要目的是縮短市場開發(fā)時(shí)間，盡快進(jìn)入成長期。

市場成長期，公關(guān)活動主要是為了進(jìn)一步促進(jìn)產(chǎn)品銷售，對市場發(fā)展推波助瀾。

市場成熟期和衰退期，公關(guān)活動的主要目的是延長產(chǎn)品生命周期。